Administratief bediende

Ben jij sterk in administratie, planning en klantencontact en werk je graag in een functie waarin geen dag helemaal hetzelfde is? In deze rol combineer je communicatie met makelaars, experten, eigenaars en huurders met planning, facturatie en kwaliteitscontrole. Je krijgt een gevarieerd takenpakket, vaste werkuren en de mogelijkheid om na een succesvolle interimperiode vast in dienst te gaan.

Functieomschrijving

Als administratief medewerker ben je een belangrijke schakel in de dagelijkse verwerking en planning van woninginspecties. Je volgt opdrachten op van bestelling tot uitvoering en facturatie en zorgt ervoor dat klanten en experten over de juiste informatie beschikken.

Je takenpakket bestaat onder meer uit:

Administratie & communicatie

• Beheren van de toegewezen mailboxen.
• Beantwoorden van telefonische vragen van makelaars, experten, eigenaars en huurders.
• Uitvoeren van uitgaande telefoongesprekken om dringende zaken op te volgen.
• Behandelen van klachten in overleg met de accountmanager en leidinggevende.
• Ondersteunen van klanten en experten bij het gebruik van de IT-software.
• Opstellen en versturen van mailings naar klanten en experten.

Planning

• Opvolgen van de semi-automatische planning.
• Afspraken tussen klanten en experten coördineren.
• Opdrachten doorgeven aan experten en indien nodig manueel inplannen.
• Bij dringende of uitzonderlijke opdrachten snel bijsturen.
• Ondersteuning bieden aan de planner tijdens drukke periodes en als back-up fungeren.
• Tijdens piekperiodes, vooral aan het begin en einde van de maand, mee zorgen voor een vlotte planning.

Facturatie & offertes

• Maandelijkse facturatie naar makelaars opvolgen.
• Betalingen en eventuele achterstallige betalingen opvolgen.
• Herinneringen en incasso opvolgen.
• Vergoedingen van experten berekenen en facturatievoorstellen opmaken.
• Inkomende facturen controleren en eventuele rechtzettingen doorgeven aan de boekhouding.
• Offertes opmaken voor uitzonderlijke aanvragen, zoals handelspanden en stockageruimtes.
• Bij een bestelling de opdracht administratief verwerken en doorgeven aan de juiste expert.

Controle & rapportering

• Uitgevoerde plaatsbeschrijvingen controleren.
• Nagaan of rapporten tijdig en volledig worden aangeleverd.
• Onvolledigheden met de betrokken experten opvolgen.
• Afwijkingen rapporteren aan de verantwoordelijke.
• Kwaliteitsrapporteringen opmaken en opvolgen.
• Bevindingen rapporteren aan het management en waar mogelijk verbetervoorstellen formuleren.

Dit heb je nodig

• Je beschikt over een bachelordiploma, nog geen ervaring? Geen probleem, je wordt intern opgeleid!
• Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en Frans, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je werkt nauwkeurig en volgt administratie consequent op.
• Je kunt meerdere dossiers en taken naast elkaar opvolgen.
• Je kunt tijdens piekperiodes, zoals het begin en einde van de maand, het overzicht bewaren en prioriteiten stellen.
• Je werkt vlot met MS Office en hebt voldoende digitale feeling om nieuwe software snel onder de knie te krijgen.
• Je neemt verantwoordelijkheid voor je dossiers en werkt zelfstandig, maar stemt ook vlot af met collega's.
• Een professionele werkattitude en een stabiel werkverleden zijn belangrijk wanneer je geen schoolverlater bent.

Dit is mooi meegenomen

• Ervaring in administratie en planning.
• Ervaring met facturatie of orderverwerking.
• Kennis van het Engels.
• Ervaring met klantencontact of een commerciële werkomgeving.

Wat bieden we?

• Loon: €2.500 – €2.800 bruto per maand + €8 maaltijdcheques
• Ecocheques
• Jaarpremie
• Bij vaste indienstname: hospitalisatieverzekering
• Thuiswerkvergoeding, met mogelijkheid tot maximaal 1 dag thuiswerk per week
• Anciënniteitsverlof: 1 extra dag per 3 jaar anciënniteit, met een maximum van 5 dagen
• Je werkt 37 uur per week binnen een 36-urenstelsel, goed voor 6 betaalde ADV-dagen per jaar bij een voltijdse tewerkstelling
• Vaste werkuren: 8u30–12u en 13u–17u. Op vrijdag werk je tot 16u30
• Geen overuren of weekendwerk
• Geen collectief verlof: je verlof kan vrij worden opgenomen in overleg met je collega's
• Voltijdse tewerkstelling heeft de voorkeur. 4/5de werken is mogelijk, bij voorkeur op 2 halve dagen
• Je start op interimbasis, bij positieve evaluatie kan je vast in dienst gaan
• Een gevarieerde functie met verantwoordelijkheid, afwisseling en veel contact
• Een fijne werksfeer binnen een hecht team waarin collega's elkaar ondersteunen
• Moderne werktools en de mogelijkheid om je kennis en ervaring verder uit te bouwen

• Eco vouchers
• Homeworking allowance
• Hospitalization insurance
• Meal vouchers